Diep van binnen weet je het waarschijnlijk al: een opgeruimde werkplek is goed voor je concentratievermogen, je prestaties, het overzicht over je aantekeningen en... nou ja, eigenlijk alles!
Het is alleen... hoe krijg je zo'n opgeruimde werkplek voor elkaar? In de drukte van elke werkdag is het heel gemakkelijk om uit het oog te verliezen wat je allemaal nog moeten doen. Misschien heb je niet eens tijd om je bureau op te ruimen omdat je van vergadering naar vergadering haast of omdat je tot over je oren in het werk zit. Het kan natuurlijk ook zijn dat je werkplek op dit moment een enorme puinhoop is, waardoor je de moed verliest als je er alleen al aan denkt om het op te ruimen.
Toch is het meer dan de moeite waard om te overwegen je werkplek toch op te ruimen. Een opgeruimde werkplek heeft veel voordelen, zoals productiever werken, minder stress, het opbergen van belangrijke documenten, enzovoort. Het enige wat je hoeft te doen is je werkplek één keer grondig schoonmaken en er vervolgens elke dag 5 minuten aan besteden. Dat is gemakkelijk!
Organizaed desk and workplace
There are 5 advantages to having a well organised desk and a clear working space: increased concentration, increased productivity, happy colleagues, less stress, and protected documents. Let’s break them down one by one.
1. You'll be more concentrated
Eigenlijk spreekt dit voordeel voor zichzelf. Je hersenen zijn zo geprogrammeerd dat ze verschillende prikkels tegelijk ontvangen en filteren op hoe belangrijk ze wel of niet zijn. Als je bureau vol ligt met papieren en notities, en je computer 5, 10 of 20 tabbladen open heeft staan, en er veel rommel op de grond ligt, dan moeten je hersenen al die prikkels verwerken. Dit maakt het onmogelijk om je te concentreren op het werk dat je moet doen.
Door je werkplek op te ruimen zorg je voor meer rust in je hersenen, zodat ze zich kunnen concentreren op de echt belangrijke taken van je werkdag.
2. You'll be more productive
Een voordeel dat onlosmakelijk verbonden is met je concentratievermogen is je vermogen om productief te werken. Omdat je je beter kunt concentreren, werk je met meer focus en daarom productiever en efficiënter.
Maar je werkt ook productiever door je werkplek slim en efficiënt in te richten. Denk aan een vaste plek voor verschillende soorten documenten, het gebruik van een archiefkast onder je bureau en het gebruik van ordners en bakjes waarin je bijvoorbeeld pennen, sleutels of andere spullen opbergt.
3. You'll make your colleagues happy
Of je het nu leuk vindt of niet, je werkplek heeft ook invloed op het humeur van je collega's. Door het netjes te houden, nodig je collega's uit om met je samen te werken. Daarnaast straal je professionaliteit uit en voorkom je irritaties en discussies over je rommel die anderen kan storen.
4. You'll prevent work stress
Werkstress. Stress over je werk. Wie heeft dat niet? We hebben er allemaal dagelijks mee te maken. Een onderdeel van werkstress is rommel op en rond je werkplek. Het draagt bij aan de bestaande chaos in je hoofd. Door regelmatig op te ruimen, organiseer je niet alleen je bureau, maar ook je hoofd! En dat draagt weer bij aan je concentratievermogen, waardoor je productiviteit toeneemt en je werkstress afneemt. Win win!
5. Your documents will remain safe
Als je je werkplek niet netjes houdt (en dan hebben we het zowel over je bureau en papieren documenten als over je digitale documenten op je computer of laptop), is de kans groot dat je belangrijke documenten kwijtraakt en privacygevoelige informatie laat rondslingeren. Daarom is het belangrijk om je digitale documenten goed te organiseren in verschillende mappen en ze indien nodig te beveiligen.
Handige tips voor een georganiseerd bureau en werkplek
Of je nu van opruimen houdt of niet: iedereen op het werk heeft baat bij een opgeruimde werkplek. Je werkt productiever en vermindert je werkstress, en je collega's hoeven zich niet te ergeren aan je rommel, ze zullen graag met je samenwerken en misschien zelfs je uitstekende voorbeeld volgen.
Tip 1: Maak elke dag tijd om je bureau op te ruimen. Een opgeruimde werkplek is veel gemakkelijker dan je werkplek opruimen als er al veel rommel ligt. Neem dus een paar minuten aan het begin van je werkdag of aan het einde van je werkdag om je bureau netjes op te ruimen. Kleine moeite, groot effect!
Tip 2: Gebruik een takenlijst. Maak aan het begin van de week een lijst met taken die je die week moet afwerken. Streep ze af zodra je een taak hebt uitgevoerd of streep de taak helemaal weg. Dit geeft nog meer overzicht en een extra opgeruimd gevoel! Probeer bijvoorbeeld onze uitwisbare takenlijst, gemaakt van steenpapier.
Tip 3: Digitaliseer je documenten. Digitaal werken is veel milieuvriendelijker dan werken op papier en maakt het ook makkelijker om de documenten te organiseren. Het enige wat je nodig hebt is een computer (en dus geen mappen en bestanden die in volume blijven toenemen).
Tip 4: Stap over op uitwisbaar steenpapier. Dankzij uitwisbaar steenpapier heb je nu nog maar één notitieblok nodig waarin je notities, to-do's en aantekeningen kunt bewaren. Ben je klaar met je notities? Scan en digitaliseer ze dan, wis de notities uit en schrijf steeds opnieuw op de pagina.
Tip 5: Lees het boek Grip. Dit boek bevat tips om efficiënter en productiever te werken, zodat je meer gedaan krijgt in minder tijd, meer overzicht ervaart en veel minder werkstress ervaart. Een echte aanrader!
Meer weten over efficiënt en productief werken? Bekijk onze 10 top tips voor efficiënt plannen!