Relatiegeschenken in je CSRD-rapportage: zo onderbouw je Scope 3

De CSRD-richtlijn dwingt grote bedrijven in Europa om hun duurzaamheidsimpact transparant te rapporteren. Een van de minst sexy maar wel meest tijdsintensieve onderdelen is Scope 3, en daarbinnen specifiek Categorie 1: Purchased Goods & Services. Daar vallen ook relatiegeschenken, employee gifts en onboarding cadeaus onder. Dit artikel legt uit hoe je dat aanpakt zonder dagenlang naar leveranciers te bellen voor data.

We schrijven dit vanuit MOYU. We zijn zelf leverancier van duurzame notebooks en hebben in 2024 een onafhankelijke LCA laten doen specifiek omdat klanten ons vroegen naar Scope 3 data. We delen hier wat we onderweg geleerd hebben.

Eerst de basics: waarom vallen relatiegeschenken onder Scope 3?

De CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) verplicht bedrijven om te rapporteren volgens de ESRS standaarden. Voor klimaatimpact is dat ESRS E1, en dat verwijst grotendeels naar het GHG Protocol voor de methodologie.

Het GHG Protocol verdeelt emissies in drie scopes:

• Scope 1: directe emissies (eigen voertuigen, eigen gas-verwarming, etc.)
• Scope 2: indirecte emissies van ingekochte energie (elektriciteit, stadsverwarming)
• Scope 3: alle andere indirecte emissies in de waardeketen (15 categorieën)

Relatiegeschenken, kerstpakketten, onboarding cadeaus en employee gifts vallen onder Scope 3, Categorie 1: Purchased Goods & Services. Voor de meeste bedrijven is Scope 3 verreweg de grootste post (vaak 70 tot 90% van de totale footprint), dus het is geen detail.

Het probleem: leveranciers hebben zelden data

Wie wel eens een Scope 3 rapportage heeft proberen op te stellen, kent het patroon. Je mailt een leverancier en vraagt naar de CO2-footprint van het product dat je hebt ingekocht. Drie dingen kunnen gebeuren:

• Ze antwoorden niet.
• Ze antwoorden met een algemene marketing-claim ("wij zijn klimaatneutraal") zonder onderliggende data.
• Ze sturen een schatting op basis van industrie-gemiddelden, geen product-specifieke LCA.

Voor je auditor of accountant betekent dat: lage data quality. Het GHG Protocol kent een data quality hierarchy waar supplier-specifieke LCA-data bovenaan staat, gevolgd door industrie-gemiddelden en spend-based berekeningen (gewoon de euro's die je hebt uitgegeven keer een sector-emissiefactor).

Spend-based werkt, maar is grof. Voor een geloofwaardige rapportage wil je supplier-specific data waar het kan.

Wat je nodig hebt voor een onderbouwde rapportage

Voor elke leverancier in scope wil je idealiter de volgende data hebben:

• Emissiefactor per product (kg CO2e per stuk)
• Methode waarmee dit gemeten is (LCA, sector-gemiddelde, spend-based)
• Wel of niet conform een standaard (ISO 14040/14044, PAS 2050, etc.)
• Of het cradle-to-gate of cradle-to-grave is
• Aantal eenheden ingekocht in het rapportagejaar

Berekening is dan simpel: aantal eenheden x emissiefactor = totale kg CO2e voor die leverancier in jouw Scope 3 Cat. 1 rapportage.

Praktijkvoorbeeld: MOYU notebooks

Ter illustratie, hier is wat een rapportage met onze data eruit ziet.

Stel je hebt 500 MOYU notebooks gekocht in 2025 als kerstpakket voor je medewerkers.

Tot op deze granulariteit is een auditor blij. Geen schattingen, geen industrie-gemiddelden, gewoon supplier-specifieke data met een gepubliceerde methodologie.

Hoe je MOYU data zelf gebruikt

Voor onze klanten hebben we het zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Op moyu-notebooks.com/nl/zakelijk/impact-certificate kun je zelf een impact-certificaat aanmaken op basis van je order. Je vult je bestelhoeveelheid in en je krijgt een PDF met:

• Totaal kg CO2e bespaard ten opzichte van een papieren equivalent
• Liters water bespaard
• Aantal bomen niet gekapt
• Energie bespaard in GJ
• Aantal bomen aanvullend geplant via Trees for Kenya

Voor de echte cijfers per stuk en de onderliggende methodologie kun je onze Supplier Emissions Fact Sheet downloaden. Dat document is gemaakt om direct deelbaar te zijn met je sustainability- of audit-team.

Wat te doen als leveranciers geen data leveren

Niet elke leverancier zit op het MOYU niveau qua transparantie. Voor leveranciers zonder LCA-data heb je drie opties:

Optie 1: Industrie-gemiddelde

Het GHG Protocol publiceert sector-emissiefactoren. Voor categorieën als textiel, kantoorartikelen, elektronica zijn er gemiddelde kg CO2e per euro of per kg productgewicht. Lager in de data quality hierarchy, maar acceptabel voor auditors als je het zo benoemt.

Optie 2: Spend-based

De simpelste methode: euros uitgegeven keer een sector-emissiefactor. Bijvoorbeeld 10.000 euro aan corporate gifts keer 0,3 kg CO2e per euro (sector-gemiddelde) = 3.000 kg CO2e. Grof maar verdedigbaar voor de eerste rapportage.

Optie 3: Switchen naar transparante leveranciers

Op de langere termijn is dit waar het naartoe beweegt. Sustainability managers van bedrijven met een CSRD-verplichting selecteren steeds vaker leveranciers op basis van of die wel of geen onderbouwde LCA-data leveren. Niet alleen omdat het de rapportage makkelijker maakt, maar ook omdat het reduceren van Scope 3 begint met kunnen meten.

Praktische tips voor je rapportage

• Maak een leverancierslijst voor Scope 3 Cat. 1: top 20 leveranciers op uitgaven dekken vaak 80% van de footprint.
• Vraag bij offertes om de emissiefactor en LCA-methode. Wie het levert, krijgt voorkeur. Maak dat expliciet in je inkoopcriteria.
• Documenteer je methode per leverancier (supplier-specific vs industry-average vs spend-based). Auditors willen weten hoe het cijfer tot stand kwam.
• Bewaar onderliggende documentatie (factsheets, LCA-rapporten) digitaal in je ESG-dossier.
• Begin klein. Een rapportage die 60% van je Scope 3 dekt met supplier-specifieke data is beter dan 100% schatten met spend-based.

Tot slot

CSRD rapportage is geen marketing-exercitie en geen vinkjes-lijstje. Het is het begin van een systeem waarin bedrijven hun werkelijke impact onderbouwen met data. Voor relatiegeschenken en employee gifts geldt: hoe meer leveranciers transparant zijn met onafhankelijke LCA-data, hoe makkelijker jouw rapportage wordt en hoe geloofwaardiger het verhaal richting medewerkers, klanten en auditors.

MOYU-klanten kunnen onze gegevens direct gebruiken. Voor het impact-certificaat per order: moyu-notebooks.com/nl/zakelijk/impact-certificate. Voor een offerte met onze emissiefactor erbij: moyu-notebooks.com/nl/zakelijk.