10 x Praktische Tips voor de Beste Planning

Grote kans dat jij – net als 90% van alle mensen – het overzicht wel eens kwijtraakt, verdrinkt in je to do list en die moet-ik-echt-nog-doen-lijst alleen maar langer ziet worden (in plaats van korter). Met veel te veel kopzorgen tot gevolg.

Eén van de oplossingen zit 'm in een goede planning. Want: een goede planning is het halve werk.

De andere helft van het werk is je werkhouding.

Vraag jezelf maar eens af:

Werk ik met focus?

Zijn mijn prioriteiten op orde?

Werk ik met de OKR methode?

Help ik mezelf te focussen (of laat ik me juist afleiden)?

Maak ik gebruik van Boomerang, Asana of andere time management tools?

Als het antwoord op één (of meer) van bovenstaande vragen ‘nee’ is, raden we je aan even door te lezen. Hieronder zetten we namelijk onze beste tips en tools uiteen voor een efficiëntere planning, productievere werkhouding en vooral: heel veel minder stress.

Leg je mobiel dus weg, sluit storende tabbladen en kies voor een moment van focus.

Klaar voor? Daar gaan we!

1. Welkom in de wereld van OKRs

OK watte? O = Objective / KR = Key Results.

Het OKR systeem is een handige manier om je doelen, subdoelen en taken op een rijtje te krijgen. En dus je prioriteiten. Bij MOYU maken we er allemaal gebruik van, zodat we zeker weten dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen.

Objective: bepaal een einddoel. Jouw stip op de horizon. Wat wil je bereikt hebben over een x aantal maanden of over een jaar? Zie dit als jouw eindbestemming.

Tip: Wees zo specifiek mogelijk. “Ik wil 10 kilo afvallen” is specifieker (en beter) dan “Ik wil gewicht kwijtraken”.

Key Result: welke subdoelen ondersteunen dit hogere doel? Stel, je wil het aantal bezoekers van je website verdubbelen. Dan zul je een subdoel moeten stellen om bijvoorbeeld het organische verkeer te vergroten, of om meer betaald bezoek te trekken via advertenties. Een KR kan dan zijn “Ik rol drie nieuwe campagnes uit”. Of, in het geval van gewicht verliezen: “Ik kan tien gezonde maaltijden koken.”

Simpel, maar effectief.

Activities: bepaal nu welke handelingen je moet verrichten om die subdoelen (en dus je hogere doel) te behalen. Ga je werken aan SEO content? Plan je wekelijks tijd in voor het uitwerken van een nieuwe campagneconcept? Is dinsdag jouw gezond-en-nieuw-recept-probeer-dag?

Deze activiteiten moeten dus direct of indirect bijdragen aan het hogere doel, je objective.

Tip: Geef dit OKR systeem ook echt een kans. Velen van ons verrichten dagelijks wel een hele hoop werk, maar doen dat zonder duidelijk (meetbaar) einddoel. In de volksmond hebben we het dan over “rennen als een kip zonder kop”. Geef jezelf dus een kop én werk ermee samen.

2. Bepaal je prioriteiten

Als je duidelijk weet waar je naar toe wil, is het makkelijker om je prioriteiten op een rijtje te zetten. Als je een dag-, week-, maand- of zelfs jaarplanning maakt, toets dan altijd of jouw geplande activiteiten wel écht bijdragen aan het hogere doel dat je wil bereiken.

Tip: Zet voor jezelf één belangrijke taak per dag, die absoluut af moet. Werk hier dan ook gelijk in de ochtend aan, zodat je voor 12:00 het belangrijkste van die dag al af hebt. Dat geeft gegarandeerd een goed gevoel ;-).

3. Zet de juiste planning tools in

Jouw brein is niet gemaakt om heel veel verschillende dingen te onthouden en te overzien. Werk daarom met een planning tool die je prettig vindt.

Onze favoriete systemen:

Asana: in dit online systeem kun je je agenda beheren, tijdlijnen opstellen, projecten aanmaken, schakelen met collega’s en werken met doelen, subdoelen en zelfs sub-subdoelen.

Google Calendar: een (steen)papieren agenda kan heerlijk werken, maar een digitale agenda geeft veel meer mogelijkheden. Denk aan het uitnodigen van collega’s, het aanmaken van online meetings en het verschuiven van taken indien nodig. Toch liever een fysieke agenda? Bekijk dan eens deze uitwisbare agenda van Dennis Storm.

Tip: De Power Placemat ligt altijd standaard bij ons op het bureau. Deze planning tool helpt je om meer overzicht te houden in je taken en geeft je gelijk de mogelijkheid om te schrijven, krabbelen, etcetera.

4. Plan ruim (genoeg) in

Het is o-zo-verleidelijk om je agenda helemaal dicht te timmeren. Want: dan past alles. Op papier, althans. Zorg ervoor dat je ook een aantal blokken ‘niks’ plant, of uitwerktijd, voorbereidingstijd, etcetera. Dit zijn vaak taken die a) MOETEN gebeuren en b) eigenlijk geen tijd krijgen in jouw agenda. Daardoor loop je al snel achter de feiten aan.

Wees dus realistisch in je planning en houd rekening met verschillende soorten taken, van je mailbox bijwerken tot een meeting voorbereiden.

Tip: In het boek Grip en Elke dag om 15:00 klaar lees je heel veel meer over het creëren van een realistische en doeltreffende planning. Aanrader!

5. Kies voor focus (in plaats van afleiding)

Wie afgeleid wil worden anno 2022, hoeft slechts te kijken naar de tien tabbladen die openstaan op een beeldscherm. Of de notificaties aanzetten. Of constant emails constant checken.

Je snapt het: afleiding is er altijd en overal. De vraag is: waar kies jij voor? Focus, of afleiding?

Zet die notificaties dus uit, houd slechts één tabblad open, check je email niet tussendoor en maak eventueel gebruik van een (noise-canceling) koptelefoon op. Hierdoor blijven prikkels en geluiden van buitenaf je bespaard.

Tip: Gebruik de tool Boomerang om in te stellen of en wanneer er mails binnenkomen – bijvoorbeeld alleen tussen 09:00-09:30 en tussen 16:30-17:00. Wij zijn hier echt groot fan van, want je weet dat het geen nut heeft om je email te checken: er komt toch niks binnen. En dus blijf je ver van je inbox vandaan.

6. Luister naar je eigen energieniveau

Hoe graag we ook super(wo)man willen zijn: de meesten van ons zijn dat helaas (meestal) niet.

Luister dus naar je eigen energieniveau en houd daar rekening mee in je planning.

Ligt jouw creativiteit hoog in de ochtend? Maak er gebruik van en plan 's ochtends een blok ‘brainstormen’ in. Word je moe na de lunch? Geef jezelf de ruimte om een blokje om te gaan, te mediteren, met je hond te knuffelen, etcetera.

Tip: Headspace is een fijne meditatie app waar je geleide meditaties kunt doen voor bijvoorbeeld meer focus, maar ook meer rust, zelfvertrouwen, doelgerichtheid, etcetera. We like it!

7. Durf ‘nee’ te zeggen

“Nee” is een krachtig woord. Gebruik ‘m daarom wanneer het nodig is. En dat is vaker dan je denkt.

Door “nee” te zeggen tegen een klus, verzoek of telefoontje, baken je jouw grenzen af maak je ze duidelijk aan een ander.

Tip: Misschien is dit niet leuk om te horen, maar iedereen is vervangbaar. Jij dus ook. Als jij “nee” zegt tegen een taak, is er altijd wel iemand anders die de taak op zich kan nemen. Eind goed, al goed.

8. Ervaar de kracht van afstrepen (of uitwissen ;-))

Heb je een taak afgerond? Vink ‘m af! Hierdoor ervaar je kort een geluksgevoel, want je brein ziet dit als een beloning.

Tip: Wil je je geluksgevoel na afronding van een taak naar een hoger level tillen? Wis de taak dan uit. Dit geeft je bovendien meer overzicht, ruimte en een heerlijk opgeruimd gevoel.

9. Neem pauzes

Doorknallen is soms handig, en soms leuk, maar niet als het ten koste gaat van je focus. Blok je agenda dus door regelmatig pauzes in te plannen. Je kunt ook gebruik maken van de Pomodoro techniek: zet je timer op 30, 40 of 50 minuten en werk gedurende die tijd met al je aandacht aan een taak. Gaat je timer af, dan neem je 10-15 minuten pauze. Zo houd je je brein fris en scherp.

Tip: Haal het meeste uit je pauze door te bewegen. Ga een blokje om, doe wat rek- en strekoefeningen, een downward facing dog of doe een dansje. Wat voor jou het beste werkt.

10. Creëer én behoud die goede werkgewoontes

Je hebt vast al eens eerder geprobeerd om op z’n minst één van bovenstaande tips in te zetten.

Hartstikke goed. Maar… gebruik je die tips nog steeds?

Als mens zijn we bijzonder goed in het opstarten van iets nieuws, maar het volhouden is vaak een probleempje. Logisch, want we vallen nu eenmaal graag en snel terug in oude gewoontes.

Wil je jouw werkhouding op de lange termijn verbeteren, dan zul je er dus nieuwe werkgewoontes in moeten slijpen.

Tip: Je gewoontes succesvol veranderen? Lees hier hoe je dat doet!

Wil jij nog een tip delen voor een betere planning of werkhouding? Deel 'm met ons in de comments en wij zetten jouw tip in dit artikel!