de
  • de
  • en
  • fr
  • nl
de
  • de
  • en
  • fr
  • nl

Schritt für Schritt zum papierlosen Büro

auf September 09, 2020  in Duurzaamheid

Was spart man mit einem papierlosen Büro?

Ein papierloses Büro, diesen Begriff hört man heutzutage immer häufiger. Wir reden alle darüber, aber wie viele Unternehmen setzen das wirklich um? Laut einer Iron Mountain-Umfrage erreichen nur 1 % der europäischen Unternehmen das Ziel, ein papierloses Büro zu werden.

Nun mag es auch wie ein teurer Scherz klingen, komplett aus dem Papier zu kommen. Aber bedenken Sie, wie viel Geld Papier Ihr Unternehmen kostet. Du wirst schockiert sein

Zeit für ein bisschen (höhere) Mathematik 

Beispielsweise beträgt der Preisunterschied zwischen dem digitalen Signieren von Rechnungen oder dem Drucken und dem Signieren mindestens 50 %. Bedenken Sie, wenn Sie von 100 Rechnungen ausgehen:

- Jede Rechnung besteht aus 2 Seiten, sodass Sie insgesamt 200 Seiten haben. 

- EIN Packung Papier 500 weiße Blätter kosten 4,90 Euro, also die Kosten für ein Blatt betragen 1 Cent. So kostet das Papier für die 100 Rechnungen 2 Euro.

- EIN schwarzer Toner mit einer geschätzten Lebensdauer von 2600 Seiten Kosten 62 Euro. Drucken 200 Seiten also kostet 4,77 Euro.

- Im Durchschnitt kostet es ca. 3 Minuten um ein Dokument zu versenden (Rechnung erstellen, ausdrucken und per E-Mail versenden). Es dauert also ungefähr 17 Uhr bei 100 Rechnungen vorbereiten. Nehmen wir an, das Verwaltungspersonal hat so eine 10 Euro pro Stunde verdienen, dann wäre es 50 Euro Kosten für die Erstellung von 100 Rechnungen.

- Auch der Empfang von signierten Dokumenten nimmt Zeit in Anspruch. Sie müssen gescannt werden, um digital gespeichert zu werden. Die Verwaltung einer Rechnung kostet im Durchschnitt ca. 5 Minuten, also würde es 4,5 Stunden kosten zu 100 Rechnungen herstellen. Bei gleichem Gehalt wie bisher würde dieser Job also eine Firma erfordern 45 Euro Kosten.

- Dann ist natürlich auch die Rede von Transportkosten, wenn Rechnungen an Kunden verschickt wurden, teilweise auch ins Ausland. Nehmen wir die Niederlande als Beispiel. Die reguläre Post kostet hier 91 Euro pro Brief (zwischen 50 und 100 Gramm). Das Versenden von 100 Rechnungen wäre also 91 Euro Kosten.

- Das zertifizierte Email Kosten in den Niederlanden 8,30 Euro pro Brief (zwischen 50 und 100 Gramm). Wenn Sie also 100 Rechnungen senden müssen, sind Sie 830 Euro Transportkosten hat verloren. Das ist schon was! :Ö


Natürlich können Sie die Rechnungen auch manuell per Post versenden. Dann haben Sie für den gesamten Vorgang insgesamt 192,77 Euro verloren. Aber Rechnungen enthalten oft sensible Informationen, sodass Sie sich als Unternehmen eher für Einschreiben entscheiden.

Das würde dir insgesamt 931,77 Euro kosten. 😮😮😮

Vergleichen Sie dies mit der digitalen Rechnungsstellung... 

- Du hast hier Nein Materialkosten

- Sie zahlen Registrierungsgebühr für einen digitalen Signaturdienst. Die günstigste Lösung hier bietet Ihnen ein Abonnement von 30 Euro pro Benutzer und Monat, mit dem Sie eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten zur Unterschrift senden und empfangen können. Bei 100 Rechnungen pro Monat wäre der Preis 3,30 Euro sind per Rechnung. Wenn 1 Person diese Aufgabe ausführt, sind Sie als Unternehmen nur 30 Euro pro Monat verloren.

- Erstellen einer Rechnung für die durchschnittlichen Signaturkosten 5 Minuten. Wir gehen wieder von einem Gehalt von aus 10 Euro pro Stunde für den Verantwortlichen. Das entspricht Kosten von 83,33 Euro für die Erstellung von 100 Rechnungen.

- Der Empfang und die Archivierung der Dokumente erfolgt bei den meisten Diensten automatisch. Dafür wird also kein Personal benötigt und es gibt auch Hängen keine Kosten Auf.

- Transportkosten hast du nicht. Alles wird digital.


Die Gesamtkosten der digitalen Bearbeitung von Dokumenten betragen somit 113,33 Euro für 100 Dokumente. Das ist 59 % billiger als das Versenden von Dokumenten per Post. Mit Einschreiben macht es sogar einen Unterschied 82 %!

Wann wird Ihr Unternehmen auf ein papierloses Büro umstellen? 😉


HINTERLASSE EINEN KOMMENTAR

Bitte beachten Sie, dass Kommentare vor ihrer Veröffentlichung genehmigt werden müssen


ZURÜCK NACH OBEN